Persondatapolitik for Vester Kopi ApS
1. Generelt
Herunder beskrives hvordan Vester Kopi ApS ("Vester Kopi", "os", "vores", "vi") indsamler og behandler persondata. Dette gælder for dig, som: (Pkt. 2.) besøger Vester Kopis hjemmesider www.vesterkopi.dk og www.planroom.com (Pkt. 3.), benytter vores send eller modtag filer funktion, (Pkt. 4.) køber en vare hos os, henvender dig til vores kundeservice eller administration, og/eller besøger en af vores fysiske butikker, (Pkt. 5.) bruger Planroom og Planroom Track.
Vester Kopi ApS er dataansvarlig for dine personoplysninger. Kontaktdetaljer for henvendelse i forbindelse med Vester Kopis behandling af persondata er anført under pkt. 8. Kontaktoplysninger.
2. Besøg på Vester Kopis hjemmeside
2.1. Logfiler
2.1.1. Hvilke persondata indsamler vi?
- IP-adressen på din computer.
- Informationer om din browser.
- Navnet på hjemmesiden, som førte dig til Vester Kopis hjemmeside (eksempelvis en søgetjeneste).
- Navnet på de sider, du besøger på Vester Kopis hjemmeside (URL), samt de filer, du åbner (eksempelvis Vester Kopis salgs- og leveringsbetingelser).
- Tidspunkt for dit besøg på Vester Kopis hjemmeside.
- Statusmeddelelser (eksempelvis fejlmeldinger).
- Overførte datamængder og adgangsstatus (eksempelvis data overført, data ikke fundet osv.)
- Informationer om din computer, herunder styringssystem, styringssystemversion, og navnet på access-provider.
2.1.2. Hvad er formål og retsgrundlag for behandling af persondata?
Formålet er:
- At vise det indhold, du har anmodet om fra vores hjemmeside, i den browser, du bruger.
- At sikre komfortabel brug af vores hjemmeside.
- At udføre evalueringer af systemsikkerhed og stabilitet for at beskytte databehandling mod uautoriseret adgang.
Retsgrundlaget for brug af logfiler er Databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1 litra f. Vores legitime interesse følger af de ovenfor anførte formål.
2.1.3. Hvor længe opbevares persondata?
Dine persondata slettes så snart de ikke længere tjener ovennævnte formål. I dette tilfælde slettes alle persondata senest syv dage efter dit besøg på Vester Kopis hjemmeside er afsluttet.
2.2. Cookies
Når vi modtager dit samtykke, bruger vi cookies på vores hjemmeside. En cookie er en lille datafil, som bliver gemt på din computer, tablet eller mobiltelefon. En cookie er ikke et program, der kan indeholde skadelige programmer eller virus. Generelt bruger vi cookies som en del af vores tjenester for at kunne vise dig de informationer, som er mest relevant for dig.
Du kan til enhver tid ændre eller tilbagekalde dit samtykke ved at fravælge cookies. Det gør du ved at klikke på småkage-symbolet i nederste venstre hjørne, eller ved at klikke på Cookies i footer-menuen på vores hjemmesides, desuden du kan blokere cookies i din browser.
2.3. Nødvendige cookies
2.3.1. Hvilke persondata indsamler vi?
Nødvendige cookies hjælper med at gøre en hjemmeside brugbar ved at aktivere grundlæggende funktioner, såsom side-navigation og adgang til sikre områder af hjemmesiden. Hjemmesiden kan ikke fungere optimalt uden disse cookies. Ønsker du ikke dette, har du mulighed for generelt at afvise cookies i din egen browser. I dette tilfælde kan funktionaliteten af vores hjemmeside forringes.
2.3.2. Hvad er formål og retsgrundlag for behandling af persondata?
Formålet følger vores legitime interesse, som anført under pkt. 2.1 Logfiler.
Retsgrundlaget er Databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1 litra f. Vores legitime interesse følger af de ovenfor anførte formål. Se pkt. 2.2. Cookies for en liste over vores brug af nødvendige cookies.
2.3.3. Hvor længe opbevares persondata?
Hvor længe cookies gemmes på din computer afhænger af indstillingerne i din browser og dit samtykke i vores cookie-banner. Se oversigt over udløb på cookies under pkt. 2.2. Cookies. Udløb på cookies regnes altid fra dit sidste besøg på vores hjemmeside. Når en cookie udløber, slettes den automatisk fra din browser.
2.4. Funktionelle cookies
2.4.1. Hvilke persondata indsamler vi?
Vi indsamler oplysninger om dine foretrukne indstillinger og valg på hjemmesiden. Oplysningerne bliver brugt til at afgøre, hvilken region og sprog du foretrækker, til at vise videoer og andre visuelle elementer på hjemmesiden fx jobsøgning. Funktionelle cookies benyttes af os eller af tredjeparter, hvis tjenester vi udbyder på vores hjemmeside. Hvis du ikke tillader disse cookies, fungerer nogle eller alle disse tjenester muligvis ikke korrekt.
2.4.2. Hvad er formål og retsgrundlag for behandling af persondata?
Formålet er tilpasse visning og/eller funktionalitet på vores hjemmeside for at kunne vise dig den version af hjemmesiden, der passer til dine præferencer.
Retsgrundlaget er dit samtykke til vores brug af cookies jf. Databeskyttelsesforordningens art 6, stk. 1, litra a. Under pkt. 2.2. Cookies kan du se og ændre dit samtykke.
2.4.3. Hvor længe opbevares persondata?
Hvor længe cookies gemmes på din computer afhænger af indstillingerne i din browser og dit samtykke i vores cookie-banner. Se oversigt over udløb på cookies under pkt. 2.2. Cookies. Udløb på cookies regnes altid fra dit sidste besøg på vores hjemmeside. Når en cookie udløber, slettes den automatisk fra din browser.
2.5. Statistik cookies
2.5.1. Hvilke persondata indsamler vi?
Vi indsamler oplysninger om, hvordan du interagerer med hjemmesiden, herunder hvor ofte du besøger siden, og hvilke sider du kigger på. Vi benytter Matomo Analytics til at indsamle statistik om dit besøg på vores hjemmeside. Matomo Analytics indsamler data i form af pseudonyme brugerprofiler, der overføres til vores server. Disse data er tilgængelige for Vester Kopi og Matomo Analytics og videregives ikke til tredjemand. Din IP-adresse bliver automatisk anonymiseret og under ingen omstændigheder knyttet til andre data om din person.
2.5.2. Hvad er formål og retsgrundlag for behandling af persondata?
Formålet at kunne optimere design, brugervenlighed og styrke effektiviteten af hjemmesiden. Derudover bruger vi oplysningerne til at give dig personaliseret indhold og udarbejde markedsanalyser. Se oversigt over statistik cookies under pkt. 2.2. Cookies
Retsgrundlaget er dit samtykke til vores brug af cookies jf. Databeskyttelsesforordningens art 6, stk. 1, litra a. Under pkt. 2.2. Cookies kan du se og ændre dit samtykke.
2.5.3. Hvor længe opbevares persondata?
Hvor længe cookies gemmes på din computer afhænger af indstillingerne i din browser og dit samtykke i vores cookie-banner. Se oversigt over udløb på cookies under pkt. 2.2. Cookies. Udløb på cookies regnes altid fra dit sidste besøg på vores hjemmeside. Når en cookie udløber, slettes den automatisk fra din browser.
2.6. Google Maps
2.6.1. Hvilke persondata indsamler vi?
Vi viser Google Maps på vores hjemmeside. Udbyderen er Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland.
Når du besøger vores hjemmeside modtager Google information om dette. Derudover overføres de under pkt. 2.1. Logfiler nævnte persondata til Google. Dette sker, uanset om du er logget ind på din Google brugerkonto. Hvis du er logget ind på din Google brugerkonto tilknyttes dine persondata direkte til din konto. Hvis du ikke ønsker at blive tilknyttet din Google brugerkonto på Google, skal du logge ud af din Google brugerkonto, før du aktiverer Google Maps. Google gemmer dine data og bruger dem til sine egne formål, herunder reklame, markedsundersøgelser og/eller behovsbaseret design af egne hjemmesider og apps.
Du har ret til at gøre indsigelse mod Googles brug af dine data til egne formål. For at udøve denne ret til indsigelse skal du kontakte Google. Du har mulighed for at deaktivere Google Maps-tjenesten og dermed forhindre dataoverførsel til Google ved at deaktivere JavaScript i din browser. Vi gør opmærksom på, at du i dette tilfælde ikke vil kunne bruge kortvisningen på vores hjemmeside.
2.6.2. Hvad er formål og retsgrundlag for behandling af persondata?
Formålet er at muliggøre en interaktiv visning af kort på hjemmesiden samt praktisk brug af kortfunktionen, herunder oprettelse af rutevejledninger.
Retsgrundlaget er dit samtykke til vores brug af Google Map jf. Databeskyttelsesforordningens art 6, stk. 1, litra a. Dit samtykke gives i cookie banner samt ved aktivt at vælge Google Map visning på hjemmesiden.
2.6.3. Hvor længe opbevares persondata?
Vi gemmer ikke brugerdata, når vi viser Google Map på vores hjemmeside. Oplysninger om opbevaringsperioden fra Googles side kan findes i den tilsvarende persondatapolitik på: https://policies.google.com/privacy?hl=en.
3. Vester Kopi send eller modtag filer funktion
3.1. Hvilke persondata indsamler vi?
Når du retter henvendelse til Vester Kopi gennem vores send filer funktion, behandler vi dine data, herunder:
- De tilsendte filer
- Anførte for- og efternavn eller firmanavn
- Anførte e-mailadresse og telefonnummer
- Tidspunkt for dit upload
- Din besked
Når Vester Kopi sender dig filer gennem vores modtag filer funktion, behandler vi dine data, herunder:
- De filer vi sender til dig
- Anførte for- og efternavn eller firmanavn
- Anførte e-mailadresse og telefonnummer
- Tidspunkt for vores upload
- Vores besked til dig
Derudover gemmer vi automatisk følgende metadata:
- Tidspunkt for filoverførsel
- Navn på den butik, der sender eller modtager dit upload
- Logfiler med de samme informationer som nævnt under pkt. 2.1. Logfiler
3.2. Hvad er formål og retsgrundlag for behandling af persondata?
Formålet er at svare på dine forespørgsler på service og produkter, at levere de produkter, du har bestilt og i øvrigt opfylde vores købsaftale med dig, herunder for at kunne administrere dine rettigheder til at returnere og reklamere, samt for om nødvendigt at kunne kontakte dig vedrørende relevant information om det produkt, du forespørger/har købt.
Retsgrundlaget er dit samtykke jf. Databeskyttelsesforordningens art 6, stk. 1, litra a. Samtykke gives ved aktivt at vælge/klikke send. Er formålet at overholde en allerede indgået købsaftale, er retsgrundlaget Databeskyttelsesforordningens art 6, stk. 1, litra b.
3.3. Hvor længe opbevares persondata?
Persondata slettes når de ikke længere er nødvendige for at udføre en indgået købskontrakt eller behandle din henvendelse om at indgå en købskontrakt, medmindre lovpligtige opbevaringskrav (f.eks. kommercielle og skattemæssige opbevaringskrav) forhindrer sletning.
4. Køb af vare, besøg i en fysisk butik samt henvendelse til kundeservice og administration
4.1. Hvilke persondata indsamler vi?
Når du køber varer i en af vores butikker indsamler vi dine persondata:
- Kontaktinformationer, eksempelvis: anførte for- og efternavn eller firmanavn, adresse, telefonnummer, e-mailadresse
- Yderligere informationer i forbindelse med afvikling af din henvendelse, eksempelvis: betalingsinformation, bestillingsinformationer, leveringsdetaljer osv.
4.2. Hvad er formål og retsgrundlag for behandling af persondata?
Formålet er at udføre en indgået købskontrakt og/eller at behandle din henvendelse om at indgå en købskontrakt mellem dig og/eller den virksomhed du repræsenterer.
Retsgrundlaget er Databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra b. Afhængigt af samarbejdets karakter, kan retsgrundlaget også være et andet, typisk Vester Kopis legitime interesse i at etablere og varetage relationen mellem dig og/eller den virksomhed du repræsenterer, jf. Databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra f.
I nogle tilfælde beder vi om dit samtykke til at behandle dine persondata. I dette tilfælde er retsgrundlaget Databeskyttelsesforordningens art 6, stk. 1, litra a.
4.3. Hvor længe opbevares persondata?
Persondata slettes når de ikke længere er nødvendige for at udføre en indgået købskontrakt eller at behandle din henvendelse om at indgå en købskontrakt, medmindre lovpligtige opbevaringskrav (f.eks. kommercielle og skattemæssige opbevaringskrav) forhindrer sletning.
5. Planroom og Planroom Track
5.1. Hvilke persondata indsamler vi?
Planroom er et projekt- og udbudsværktøj, som vi tilbyder kunder mod et gebyr. Vester Kopi indsamler data om dig og dine brugeraktiviteter i Planroom, for eksempel, når du opretter en bruger, uploader eller sletter en fil.
Når du opretter en bruger i Planroom behandler Vester Kopi, de data som du angiver, herunder:
- Anførte for-, efternavn og firmanavn
- Anførte e-mailadresse og telefonnummer
- Anførte adresse
- Sprogindstillinger
Vi indsamler desuden følgende metadata om om dig og dine brugeraktiviteter i Planroom:
- De angivne brugerrettigheder for din brugerkonto
- Dato og tidspunkt for upload, sletning eller aktualisering af en fil fra din brugerkonto
- Dato og tidspunkt for printbestilling fra din brugerkonto
- Hvis du har en admin-konto: dato og tidspunkt for ændringer/tildeling af brugerettigheder
- Hvis du har en admin-konto: dato og tidspunkt for invitation til andre/nye brugere til Planroom
- Oplysninger om hvilke filer du har uploadet, downloadet eller slettet fra Planroom
Oplysninger om hvilke registreringer og kommentarer du har tilføjet, opdateret eller slettet fra Planroom
Oplysninger om den enhedstype du har brugt til at tilgå Planroom - Logfiler med de samme informationer som nævnt under pkt. 2.1. Logfiler
Planroom Track er en app-funktion i forlængelse af Planroom. Her kan brugere bl.a. indberette mangler, føre tilsyn og kvalitetssikring løbende i byggeprocessen. For at benytte Planroom Track, skal man være oprettet som bruger i Planroom. Alle de personlige data nævnt ovenfor, både metadata, samt de data du angiver, gemmes også ved brug af Planroom Track appen.
Planroom Track indsamler og behandler desuden følgende data, som du angiver: Dato, tidspunkt og geografiske placering for dine meldinger, fx. tilsyn eller fejlmeldinger
Både Planroom og Planroom Track tilbyder en aktivitetslog, der på baggrund af de ovennævnte data, gør det synligt for alle brugere, hvilke aktiviteter, der er udført hvornår. Disse data udleveres udelukkende i forbindelse med pågældende købskontrakt, og bliver ikke delt med tredjeparter eller knyttet til yderligere data om din person.
5.2. Hvad er formål og retsgrundlag for behandling af persondata?
Formålet er at udføre en indgået købskontrakt mellem dig og/eller den virksomhed du repræsenterer.
Retsgrundlaget er Databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra b. Afhængigt af samarbejdets karakter, kan retsgrundlaget også være et andet, typisk Vester Kopis legitime interesse i at etablere og varetage relationen mellem dig og/eller den virksomhed du repræsenterer, jf. Databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra f.
5.3. Hvor længe opbevares persondata?
Persondata slettes når de ikke længere er nødvendige for at udføre en indgået købskontrakt eller at behandle din henvendelse om at indgå en købskontrakt, medmindre lovpligtige opbevaringskrav (f.eks. kommercielle og skattemæssige opbevaringskrav) forhindrer sletning.
6. Dine rettigheder
6.1. Indsigtsretten
Du er til enhver tid berettiget til at anmode os om oplysning om blandt andet, hvilke oplysninger vi har registreret om dig, hvilket formål registreringen tjener, hvilke kategorier af personoplysninger og modtagere af oplysninger der evt. måtte være, samt oplysning om hvorfra oplysningerne stammer.
Du har ret til at få udleveret en kopi af de personoplysninger, som vi behandler om dig. Hvis du ønsker en kopi af dine personoplysninger, skal du sende en skriftlig anmodning til
6.2. Retten til berigtigelse
Du har ret til at få urigtige personoplysninger om dig selv berigtiget af os. Såfremt du bliver opmærksom på, at der er fejl i de oplysninger, som vi har registreret om dig, opfordres du til at rette skriftlig henvendelse til
6.3. Retten til sletning
I visse tilfælde har du ret til at få alle eller visse af dine personoplysninger slettet af os, fx hvis du tilbagekalder dit samtykke, og vi ikke har et andet retsgrundlag for at fortsætte behandlingen. I det omfang en fortsat behandling af dine oplysninger er nødvendig, fx for at vi kan overholde vores retlige forpligtelser, eller for at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, er vi ikke forpligtede til at slette dine personoplysninger. Hvis du retter henvendelse til
6.4. Retten til at begrænse behandlingen til opbevaring
Du har i visse tilfælde ret til at få begrænset behandlingen af dine personoplysninger til kun at bestå af opbevaring, fx hvis du mener, at de oplysninger, vi behandler om dig, ikke er korrekte. Du skal kontakte
6.5. Retten til dataportabilitet
Du har i visse tilfælde ret til at få personoplysninger, som du selv har givet os, udleveret i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format og har ret til at overføre disse oplysninger til en anden dataansvarlig. Du skal kontakte
6.6. Retten til indsigelse
Du har til enhver tid ret til at gøre indsigelse mod vores behandling af dine personoplysninger, der foretages på baggrund af dit samtykke og/eller vores legitime interesser jf. Databeskyttelsesforordningens art 6, stk. 1, litra a., samt Databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1 litra f. Hvis du ikke ønsker, at vi bruger dine personoplysninger, skal du desuden slette dine cookies, som nævnt i pkt. 6.7. Retten til at tilbagekalde samtykke nedenfor. Du skal kontakte
6.7. Retten til at tilbagekalde samtykke
Du har til enhver tid ret til at tilbagekalde et samtykke, du har givet os til en given behandling af dine personoplysninger. Hvis du ønsker at tilbagekalde et samtykke, skal du kontakte
6.8. Retten til at klage
Du har til enhver tid ret til at indgive en klage til datatilsynet over vores behandling af dine personoplysninger. Klage kan blandt andet indgives på mail til
7. Sikkerhed
Vi har gennemført passende tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger mod, at personoplysninger hændeligt eller ulovligt tilintetgøres, fortabes, ændres eller forringes samt mod, at de kommer til uvedkommendes kendskab eller misbruges.
Kun medarbejdere, der har et reelt behov for at få adgang til dine personoplysninger for at udføre deres arbejde, har adgang til oplysningerne. Disse medarbejdere er instrueret i, hvorledes persondata behandles forsvarligt.
8. Kontaktoplysninger
Vester Kopi ApS, cvr. nr. 26712610 er dataansvarlig for de persondata, som indsamles af Vester Kopi.
Hvis du har spørgsmål eller bemærkninger til denne persondatapolitik eller ønsker du at gøre brug af en eller flere af dine rettigheder beskrevet i pkt. 6. Dine rettigheder, kan du kontakte:
Vester Kopi ApS
Falkonér Alle 8
2000 Frederiksberg
+45 3644 2833
E-mail:
Ændringer i Persondatapolitikken
Denne persondatapolitik opdateres løbende. Den gældende version er den, der til enhver tid kan findes her på vesterkopi.dk
Versioner
Dette er version 3 af Vester Kopis persondatapolitik dateret den 23. august 2023.